对于员工替公司垫付报销费，可以参考以下案例：
如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1780
贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600
现金 180
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。
员工帮客户垫付费用的会计处理
1、帮客户垫付费用时：
借：应收账款——某客户
贷：银行存款/库存现金
2、客户还回垫付的费用时：
借：银行存款/库存现金
贷：应收账款——某客户
员工垫付公司日常费用支出的会计分录
1、公司代垫的宿舍空调费用
借：其他应收款
贷：库存现金/银行存款
2、公司销售商品代垫的运杂费用
借：应收账款——XX公司
贷：银行存款/库存现金
3、代垫的宿舍空调费收回
借：银行存款/库存现金
贷：应收账款——空调费
4、代垫的运杂费用收回
借：银行存款/库存现金
贷：应收账款——XX公司
5、员工为公司代垫费用时
借：其他应收款—代垫公司款
贷：库存现金/银行存款
当还回垫付款时，其实只要做一个相反的会计分录对冲就可以了，有的会计人又问，那没有发票怎么办啊，这笔账还能记吗？如果收的是现金的话，不用发票，直接开收据就行了，如果是由对方做费用的账，那么发票就需要交给对方。
说到垫付费用，员工有时候也会帮公司垫付费用，特别是在差旅费用这方面，出现垫付的情况比较多，要做哪些相应的会计处理呢？
1、员工出差自己垫付差旅费
借：管理费用——差旅费
贷：银行存款/库存现金
2、员工回来报销，但是款项还未支付
借：管理费用——差旅费
贷：其他应付款——员工
3、支付报销费用时：
借：其他应付款——员工
贷：银行存款/库存现金
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